Administración de Proyectos

Tema: Ejecución

1. ¿Cuáles han sido las consecuencias del desarrollo de las tecnologías de información y comunicación en la administración moderna?

Se reduce la importancia de la autoridad individual. Se promueve la toma de decisiones en grupo. Se establecen relaciones laborales sobre la base de un trato igualitario.

2. ¿En qué consiste la etapa de ejecución de un proyecto?

Es la etapa operacional en la cual se ponen a trabajar los recursos asignados al desarrollo del proyecto para obtener resultados concretos.

3. ¿Cómo se puede dividir la etapa de ejecución de un proyecto?

Son las fases del funcionamiento donde interactúan personas y recursos, se asignan tareas específicas, se realizan reuniones periódicas, se evalúan los resultados parciales, se corrigen deficiencias y errores y se alcanzan los resultados definitivos.

4. ¿Qué diferencia el trabajo de ejecución de un proyecto de la gestión funcional de la empresa?

En la ejecución de un proyecto se aplanan las relaciones y se manifiesta un ambiente de igualdad y de participación colectiva. En la gestión funcional prevalecen las relaciones jerárquicas formales.

5. ¿Defina las variables “costos, tiempo y resultados parciales”?

Los costos se refieren a los recursos financieros utilizados. El tiempo está relacionado con la duración del proyecto en sus diferentes etapas. Los resultados parciales son aquellos que van apareciendo durante el desarrollo del proyecto.

6. Mencione las técnicas de evaluación y control que se describen en el capítulo.

Gráfica de Gantt, PERT, ruta crítica, diagramas de flujo, el cuadro de mando integral.

7. ¿Qué condiciones del funcionamiento de una empresa se transforman con la aprobación de un proyecto?

Se establecen relaciones de manera horizontal y diagonal. No se diferencia el personal de línea del personal staff. El proyecto es temporal, el funcionamiento normal es permanente.

8. ¿Cuáles son las diferentes etapas del ciclo de vida de un equipo de trabajo?

Formación. Conflicto. Normalización. Desempeño. Conclusión.

9. ¿Por qué el trabajo en equipo representa cambios en la organización burocrática?

El jefe se convierte en líder y es un integrante más del equipo. Se diluye la relación jerárquica burocrática. Se aprovechan conocimientos, experiencias y habilidades y se mezclan empleados de diferentes departamentos.

10. ¿Qué debe tomarse en cuenta para integrar un equipo de trabajo?

La experiencia, los conocimientos y las habilidades requeridas para alcanzar el objetivo del proyecto. Un número limitado de participantes. Designar participantes provenientes de diferentes áreas de la empresa. Que el responsable posea características que garanticen su liderazgo.

11. Mencione y explique las principales diferencias entre un jefe y un líder.

El jefe es nombrado previamente, el líder es reconocido y aceptado posteriormente. Al jefe se le debe obediencia. El líder convence. El jefe tiene subordinados, el líder tiene seguidores. El subordinado es indiferente en relación con las decisiones del jefe. El seguidor se siente comprometido con las decisiones del líder. El poder del jefe se ejerce sobre todos aquellos que están bajo su autoridad. El poder del líder se ejerce sobre aquellos que lo reconocen como tal. El poder del jefe se reduce a sus facultades formales. El poder del líder va más allá de sus facultades formales. El jefe es nombrado por tiempo definido. El líder ejerce su poder mientras sea reconocido como tal.

12. ¿Cuál es el mecanismo más adecuado para resolver los conflictos al interior del equipo?

La negociación.

13. ¿Por qué la importancia de la comunicación se acrecienta en la etapa de ejecución de un proyecto?

Por la necesidad de informar con claridad los objetivos del proyecto, las funciones y facultades de cada participante, la retroalimentación en las diferentes etapas.

14. ¿Qué variables determinan la conveniencia o no de emplear medios electrónicos en los trabajos de un equipo?

La conformación del equipo, las condiciones en las cuales trabaje, la distancia entre los miembros del equipo, la búsqueda de información.

15. ¿Qué necesidades destacan como motivadoras entre los miembros de un equipo?

La necesidad de pertenencia, la necesidad de relacionarse, la necesidad de reconocimiento, la necesidad de logro, el establecimiento de objetivos.

16. ¿Cuál debe ser el comportamiento del líder de proyecto como responsable del equipo de trabajo?

Definir con claridad las funciones del conjunto y cada uno de los miembros del equipo. Dirigir las discusiones y mediar en confrontaciones y conflictos de manera equitativa. Transmitir de manera completa y oportuna toda la información que contribuya a mejorar el desempeño del grupo.

17. ¿Cómo debe ser el sistema de recompensa para el desempeño de un equipo?

Debe establecer un equilibrio entre las recompensas individuales que recibe cada uno de los miembros del equipo y una remuneración al desempeño grupal.

18. ¿La votación debe ser una manera de terminar las discusiones en las reuniones del grupo de trabajo?

Debe tratarse de lograr consensos que impidan la derrota de unos por la imposición de la mayoría.

19. ¿Cuáles son las funciones que se espera de la administración en la conformación de un equipo para encargarlo de un proyecto?

Decisión sobre la necesidad de desarrollar el proyecto. El establecimiento de objetivos. La definición de reglas generales. La asignación de recursos.

20. ¿Cuáles son las funciones que se esperan del líder y de los miembros del equipo?

El líder debe asignar tareas, coordinar trabajos, entregar información y documentación, consensar procedimientos y acuerdos, distribuir recursos, informar a la administración del desarrollo del proyecto. Los miembros del equipo deben establecer de mutuo acuerdo tareas y actividades, participar en las discusiones y análisis.

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Fuente: Administración de Proyectos